NIVO wordt nieuwe schoonmaakbedrijf Proloog, PCBO Leeuwarden en CBO Meilan

CBO Meilân, PCBO Leeuwarden en Stichting Proloog hebben vorig jaar het schoonmaakonderhoud voor hun scholen gezamenlijk uitbesteed. Op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding is de schoonmaakdienstverlening gegund aan schoonmaakbedrijf NIVO uit Leeuwarden.

De eerste gesprekken om te komen tot een gezamenlijke Europese aanbesteding zijn in 2019 opgestart door de drie schoolbesturen en eind 2019 hebben zij besloten het schoonmaakonderhoud gezamenlijk te gaan aanbesteden. Voor de begeleiding van deze Europese aanbesteding werd besloten om Inkada inkoop en adviesbureau in te huren. Het schoonmaakwerk betreft voor Proloog alleen het regulier schoonmaak-onderhoud. Voor Meilân en PCBO Leeuwarden gaat het om het totale pakket. Dus regulier schoonmaak-onderhoud, glasbewassing en periodiek vloeronderhoud. Na publicatie van de documenten op TenderNed in mei 2020 kregen belangstellende partijen, in totaal hadden acht bedrijven een offerte ingediend, de mogelijkheid om zich op te geven voor een schouwing, zodat ze zich een goed beeld konden vormen van de staat van het schoonmaakonderhoud en van de schoon te maken panden.

Aansturing en begeleiding personeel belangrijke factor

Na het hele aanbestedingstraject te hebben doorlopen en na beoordeling van alle resultaten, is NIVO uiteindelijk als beste uit de bus gekomen. Voor alle drie de schoolbesturen was de aansturing en begeleiding van het schoonmaakpersoneel een belangrijke factor in de totale gunning. Naast de schoonmaaksters en schoonmakers op de werkvloer is de voorman/voorvrouw een zeer belangrijke schakel om de schoonmaakdienstverlening tot een succes te maken. Zij moeten dicht bij de schoonmaakmedewerkers staan en voldoende tijd hebben om deze mensen goed aan te sturen en te begeleiden.

Meer grip op de schoonmaak

Voor het reguliere schoonmaakwerk hebben alle drie de schoolbesturen ervoor gekozen een zogenaamd richtlijnenbestek op te stellen. Dit is een combinatie tussen een zogenaamd prestatiebestek en een handelingenbestek. Dit betekent enerzijds dat de uit te voeren handelingen staan beschreven en anderzijds het kwaliteitsniveau waaraan het schoonmaakbedrijf minimaal moet voldoen. De kwaliteit wordt periodiek geïnspecteerd door Inkada. Dit moet er voor zorgen dat de schoolbesturen grip op de schoonmaak krijgen en houden. Met NIVO is een op inspanningsgericht schoonmaakcontract afgesloten voor een periode van drie jaar. Van de schoonmakers wordt verwacht dat ze ruimtes beoordelen of schoonmaak nodig is, zodat vervolgens meer tijd beschikbaar is voor de ruimten die wel schoongemaakt moeten worden. Na drie jaar kan het contract door het schoolbestuur maximaal vijf keer met één jaar worden verlengd. Voor CBO Meilân is het contract met NIVO per 1 januari 2021 ingegaan en voor Proloog op 1 mei jl. PCBO heeft nu ook al een contract met NIVO. Het nieuwe contract gaat in per 1 januari 2022.